Para cada empresa, corporación u organización, la gestión de las existencias suele ser un paso complejo y esencial. En efecto, ante la multiplicación permanente de datos, muchos profesionales constatan ciertas limitaciones técnicas de Excel, la famosa hoja de cálculo de Microsoft. ¿Por qué debería elegir un software ERP para el seguimiento de sus existencias? Este artículo de Galdón Software responderá a esta pertinente pregunta.
¿Por qué las empresas utilizan Excel para la gestión de existencias?
Excel sigue siendo, sin duda, el programa de hoja de cálculo más utilizado desde la introducción del paquete de Microsoft Office. No es de extrañar que también sea el software elegido por muchos negocios, empresas y organizaciones para llevar a cabo la gestión de las existencias. Esta elección popular puede argumentarse a partir de varias características.
Excel no tiene costes adicionales
Ya sea para uso personal o profesional, Excel no supone ningún coste adicional al adquirir una licencia de Microsoft Office. Por ello, la inversión necesaria para una empresa u organización es especialmente limitada en comparación con otras soluciones.
Gestión accesible
A diferencia de otras herramientas dedicadas a la contabilidad o a la gestión de existencias, Excel ofrece funciones e interfaz muy accesibles. Así, una simple «curva de aprendizaje» puede permitir a cada usuario realizar cálculos a partir de varias celdas, reorganizar una tabla (moviendo columnas o filas) o fusionar determinados datos.
Acceda a todos los datos en una sola página
Toda la información sobre la gestión de las existencias puede introducirse, analizarse o compararse desde una única tabla. No es necesario consultar varias páginas; la popular solución de Microsoft garantiza la facilidad de uso.
La flexibilidad del software
Otra gran ventaja de la gestión de inventarios con Excel es la posibilidad de reorganizar cada contenido gracias a las múltiples funciones de formato.
Desventajas de la gestión de inventarios con Excel
Por supuesto, la gestión del inventario con Excel tiene algunas ventajas atractivas. Sin embargo, el uso de este software tiene varias desventajas. La siguiente información ayudará sin duda a los profesionales a tomar la decisión correcta.
Lagunas en el intercambio de información
Compartir tablas de Excel puede ser tedioso en algunas situaciones. Esto es especialmente problemático cuando se trata de la gestión de inventarios con Excel. Guardar los archivos a través de la nube puede resolver parcialmente este problema… sin solucionarlo del todo. De hecho, la actualización por parte del propietario del documento es esencial para presentar cada cambio realizado a los demás usuarios.
La creación de tablas adicionales es a menudo indispensable. Sin embargo, la fusión manual de varios archivos conlleva procesos laboriosos y una comunicación compleja dentro de una empresa u organización. Esto da lugar a una gestión de las existencias desfasada y en la que no se puede confiar.
La introducción manual suele dar lugar a errores o a la pérdida de datos
Esta característica no sorprenderá a ningún internauta: la gestión de existencias con Excel requiere la introducción manual de todos los datos relevantes. Y una información inexacta sobre la gestión de las existencias conduce a una mala organización. En otras situaciones, unas pocas manipulaciones descuidadas también pueden comprometer o borrar los datos. La pérdida de esta información afecta directamente a las actividades de un negocio, empresa u organización.
Además, la trazabilidad de los datos es una característica que falta en Excel. La identificación de una entrada errónea es compleja.
Falta de actualizaciones automáticas
La gestión de las existencias implica múltiples actualizaciones relacionadas con el suministro, la utilización de materiales o la venta de productos. Por lo tanto, se requiere una considerable «inversión de tiempo» para seguir cada nueva operación con el fin de limitar el riesgo de error. Esta es probablemente una de las características más importantes para los profesionales que deseen implantar un software ERP en su empresa u organización.
Una vista global inaccesible (interfaz limitada)
La falta de actualizaciones en tiempo real dificulta la visión global de la gestión de las existencias. El hecho de compartir archivos Excel entre varios departamentos crea una latencia inevitable. Esto define una visualización perfectible de la información «obsoleta».
Excel no es una herramienta «inteligente
Excel no puede considerarse una herramienta inteligente. En otras palabras, la gestión de las existencias desde este software no permite la automatización de ciertos procesos esenciales, como el envío de correos electrónicos tras una falta de existencias. Una vez más, la entrada automática también permite la elaboración de informes fiables.
No hay interacción con el software de contabilidad
La gestión del inventario con Excel no permite ninguna interacción con otros programas informáticos, incluidos los de contabilidad. El coste de los flujos de existencias no puede calcularse de forma instantánea (no hay anexos).